Qui dit management à distance dit réunions à distance. Comment savoir si votre réunion s’est bien passée ? Difficile car vous ne voyez pas bien tout le monde, le distanciel ne favorise pas le ressenti et la perception visuelle. La technique du ROTI va vous permettre de faire de façon simple, ludique, efficace et rapide un bilan de votre réunion.
Cette méthodologie issue de la gestion de projet en mode AGILE permet d’avoir un feedback de la part des participants sur le Retour sur Investissement du Temps Investi par les participants pendant cette réunion. Prenez quelques minutes pour faire un tour de table avant la fin de votre réunion et demandez : sur une échelle de 1 à 5 (1 non pas du tout, 5 Oui au delà de mes attentes) avez-vous bien investi votre temps ? Pour éviter les biais, demandez à chacun, en même temps, de voter en illustrant sa note par un vote de la main. 1 doigt levé = 1 point et 5 doigts levés = 5 points. Donnez à voix haute les notes de chacun des participants et faites la moyenne obtenue. Puis demandez au groupe : qu’est-ce qui aurait fait que vous auriez donné une note supérieure ? Faites un tour de table des différents participants en leur demandant des exemples concrets et de parler en leur nom. Par exemple « j’aurais aimé plus d’interactions, plus d’échanges » ou « j’avais besoin qu’on passe de temps sur le sujet X… » Faites clarifier si vous ne comprenez pas bien ou si vous ne voyez pas comment faire concrètement. Et évidemment faites en sorte de tenir compte au maximum des avis pour vos prochaines réunions. S’ils ne sont pas homogènes, prenez un temps de discussion avec les participants pour trouver une solution qui convienne au plus grand nombre. Et veillez à terminer pour ceux qui le souhaitent par un coup de cœur lié à la réunion (fond ou forme), cela permettra de rester sur une tonalité positive, surtout si la moyenne des notes est assez basse.
Cette méthode simple vous permettra de rapidement améliorer la qualité de vos réunions et de vos ateliers. Elle peut aussi bien être utilisée en présentiel ou en distanciel. Au début de la mise en place du ROTI, vous aurez besoin d’un peu plus de temps de feed-back compte tenu des ajustements nécessaires.
